İzmir Kalkınma Ajansı (İZKA)’nın ‘Bilgi Toplumuna Dönüşüm ve Bilgi İletişim Teknolojileri Mali Destek Programı’ kapsamında 162 bin liralık destek alan Aliağa Ticaret Odası (ALTO) “Kağıtsız Oda Kesintisiz Hizmet” projesi tamamlandı. Aliağa Ticaret Odası Yönetim Kurulu Başkanı Adnan Saka, gerçekleştirdikleri proje ile artık üyelerin bilgiye daha hızlı erişim sağladığını ve üyelerine etkin ve kaliteli hizmet sunma standartlarını daha yukarı çektiklerini söyledi.
Aliağa Ticaret Odası’nın ‘Kağıtsız Oda Kesintisiz Hizmet Projesi’ kapanış toplantısı ALTO’da gerçekleştirildi. Aliağa Sosyal Güvenlik Merkezi Müdürü Bilgin Bilgili, Aliağa Vergi Dairesi Müdür Yardımcısı Abdullah Ölmez, ALTO Meclis Başkan Vekili Sedat Sarı, ALTO Genel Sekreteri Takdir Yarış ve basın mensupları ile oda üyelerinin katıldığı toplantıda Başkan Saka, proje kapsamında Üye Profil Araştırması, Üyelere Yönelik Ticaret Portalı, E-Bülten hizmeti, Dijital Arşiv Uygulaması, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), E-Belge ve E-Hizmetler ile Medya Takip Sistemi uygulamalarını hayata geçirdiklerini açıkladı. Türkiye’de Bilgi Teknolojilerini Oda bünyesine bu çapta entegre eden birkaç Odadan biri olduklarını ifade eden Saka, İzmir’in her alanda kalkınmasına destek veren İZKA’ya teşekkür etti.
ÖNCÜ OLMAYI HEDEFLEDİK
Zamanın etkin kullanımının ve teknolojinin öne çıktığı günümüzde, hızlı bir şekilde bu projeyi sistemimize entegre ederek öncü olmayı da hedeflediklerini kaydeden Saka, “Birlikte çalıştığımız kurumlar ile dijital ortamda oluşturulan portal sayesinde, bize yazmalarına bile gerek kalmadan, firmanın isminden, dosyasından tüm bilgilerine ulaşılabilecek. Aynı zamanda kâğıt ve zaman tasarrufuna da gitmiş olacağız. Tasarrufla birlikte iş hızlılığı da bu projeyle gelecek. Bu çalışmanın artıları görülünce birçok kurum bunu yapmayı isteyecektir” dedi.
BİN 167 ÜYENİN BİLGİLERİ GÜNCELLENDİ
Proje hakkında bilgiler veren ALTO Genel Sekreteri Takdir Yarış, Türkiye genelindeki odaların çoğunda henüz hayata geçirilmemiş olan sistem ile ALTO’nun bir adım öne geçtiğini ifade etti. Proje kapsamında hayata geçirilen sistemleri ve işleyiş sürecini anlatan Yarış, “Proje, Güncel olmayan üye bilgilerinin güncellenmesiyle başladı. Bu kapsamda üyelerimizin bilgi güncelleme işlemleri yapıldı. Toplam bin 167 üyemiz işyerlerinde, tek tek ziyaret edildi. Yapılan anketlerle üyelerimizin talepleri ve bilgileri alındı. Çalışma sonrasında elde edilen bilgiler, geliştirilecek bir portala kaydedildi. Şu anda bilgilerin tümüne odamızın web sayfasında yer alan ticaret portalından ulaşılabiliyor. Üyelerimiz girip kendi sayfalarında bilgilerini güncelleyebilecek, web sayfalarının hizmetlerine dair bilgilere orada yer verebilecekler” dedi.
140 BİN SAYFA TARAMASI YAPILDI
Proje kapsamında yaklaşık 140 bin sayfa belgenin dijital ortama aktarılmasıyla kağıt, zaman ve emek tasarrufu sağlayacaklarını kaydeden Yarış, “Oda arşivi ve sahip olduğumuz veriler dijital ortama aktarıldı ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’ye geçilerek yürütülen işler daha verimli şekilde takip ediliyor. Bu sayede evrakların kâğıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi, kağıtsız ofis ortamı oluşturulması, arşiv güvenliğinin sağlanması ve üyelere sunulan hizmetlerin hızlanması sağlanacak” diye konuştu.
BÜROKRASİ AZALIYOR
Dijital arşiv ve e-hizmetler sayesinde özellikle ticaret sicil, oda sicil ve muhasebe birimlerinde iş akışını hızlandırdıklarını ifade eden Yarış, “Üyelerimizin en çok gerçekleştirdiği işlemler olan üye aidat ödemeleri, Oda Sicil Kaydı ve Faaliyet Belgesi, Oda Sicil İhale belgesi ile Ticari İkametgâh belgesi alımı elektronik imzayla internet ortamından odaya gelmelerine gerek kalmadan ulaşılabilecek ve ödemeler de VISA kartlarıyla yapabilecek. Ayrıca kamu kurumlarıyla protokol imzalayarak kurumlar arası yapılacak yazışma ve hizmet sunumlarıyla bürokrasiyi de azaltmayı hedefliyoruz” dedi.
E-bülten ile de ALTO faaliyetleri ve Aliağa hakkında haberlerini paylaştıkları bir elektronik bülten hizmeti geliştirdiklerini belirten Yarış, Medya takip sistemi ile de Yazılı basın, TV ve İnternet takibi sonucunda çıkan ALTO ve Aliağa ile ilgili haberlerin ve diğer ekonomi haberlerinin dijital ortamda geniş çaplı takibinin yapıldığını sözlerine ekledi.