Aliağa Ticaret Odası (ALTO), İzmir Kalkınma Ajansı (İZKA) desteği ile ‘Kağıtsız Oda Kesintisiz Hizmet’ projesi kapsamında örnek bir projeyi daha faaliyete geçiriyor. Aliağa Ticaret Odası üyelerinin bilgiye hızlı ve kolay erişiminin sağlanması ile üyelere hızlı ve etkin bir hizmet sunulması amacıyla yola çıkılan proje kapsamında EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve Üye Bilgi Güncelleme çalışmalarından sonra ‘Dijital Arşiv’ hizmet alım ihalesini de sonuçlandırdı.
ÜYELERE HİZMET HIZLANACAK
Dijital arşiv sistemi için ALTO Genel Sekreteri Takdir Yarış, KODA Bilişim Firma yetkilisi Gürhan Hoşgör ile protokol imzaladı. İmza töreninde açıklama yapan ALTO Genel Sekreteri Yarış, “Proje ile birlikte Oda arşivi ve sahip olduğumuz veriler dijital ortama aktarılacak ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’ye geçilerek yürütülen işler daha verimli şekilde takip edilecek ve hizmetlerimiz hızlanacak. Bu sayede dokümanların kâğıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi, kağıtsız ofis ortamı oluşturulması, arşiv güvenliğinin sağlanması ve üyelere sunulan hizmetlerin hızlanması sağlanacak” dedi.
BELGELER İNTERNET ÜZERİNDEN TEMİN EDİLEBİLECEK
Proje kapsamında yaklaşık 150 bin sayfa belgenin dijital ortama aktarılmasıyla kağıt, zaman ve emek tasarrufu sağlayacaklarını belirten Yarış, “Dijital arşiv ve e-hizmetler sayesinde özellikle ticaret sicil, oda sicil ve muhasebe birimlerinde iş akışını hızlandıracağız. Üyelerimizin en çok gerçekleştirdiği işlemler olan üye aidat ödemeleri, Oda Sicil Kaydı ve Faaliyet Belgesi, Oda Sicil İhale belgesi ile Ticari İkametgâh belgesi alımı internet üzerinden temin edilebilecek ve talep edilen kamu kurumuna kısa süre içerisinde ulaştırılabilecek” diye konuştu.
PROJE BÜROKRASİNİN AZALMASNI HEDEFLİYOR
Projeyle gerçekleştirmek istedikleri bir diğer amacın bürokrasi azaltmak olduğunu dile getiren Yarış, Dijital arşiv çalışmasıyla Oda olarak kamu kurumlarıyla protokol imzalayarak kurumlar arası yapılacak yazışma ve hizmet sunumlarıyla bürokrasiyi de azaltmayı hedeflediklerini kaydetti.